Jak organizować konferencje naukową?

Przede wszystkim organizator konferencji naukowej musi mieć świadomość, że przygotowania do tego typu imprezy trzeba zacząć odpowiednio wcześnie, ponieważ planowanie poszczególnych kroków z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem może nie być wystarczające. Dlatego, aby spotkanie było udane, trzeba zadbać o maksymalne wykorzystanie potencjału – największą siłą konferencji naukowych jest wartość merytoryczna prezentowanego materiału. Poniżej znajdziesz krótki poradnik, dotyczący tego, jak zorganizować konferencję naukową.

Przeczytaj koniecznie! Zacznijmy od tego, że cel i tematyka konferencji muszą być jasno oraz precyzyjnie określone, dlatego towarem eksportowym w tym wypadku jest wiedza, warto więc zawczasu zadbać o jej poziom. Dodatkowo, wydaje się, że największym problemem dla organizatora konferencji naukowych jest kontraktowanie prelegentów – wielu z nich (zwłaszcza tych o rozpoznawalnych nazwiskach), ma kalendarze spotkań napięte do granic. Dlatego jeżeli tematem konferencji jest wąska dziedzina, w której autorytety można policzyć na palcach jednej ręki, brak odpowiedniego nazwiska w nagłówku tematycznym może decydować o sukcesie spotkania i liczbie zainteresowanych gości. W związku z tym tematyka poszczególnych prelekcji powinna w pewien sposób prowokować do kuluarowych dyskusji – przekazanie wiedzy jedynie w formie suchego komunikatu nie będzie atrakcyjne dla odbiorcy pochodzącego ze środowiska naukowego, który bardziej niż na zdobycie informacji nastawił się na wymianę poglądów z kolegami po fachu.

Pamiętaj koniecznie także o tym, że bardzo istotne, szczególnie na konferencjach naukowych, jest zapewnienie odpowiedniego zaplecza technicznego. Dlatego też system nagłaśniający, zainstalowany najczęściej w wynajmowanej sali, powinien bezwzględnie zostać przetestowany jeszcze przed podjęciem decyzji o wyborze lokalizacji. Poza tym warto decydować się na modne rozwiązania bezprzewodowe, jednak ze świadomością zawodności tego typu technologii. Musisz wiedzieć, że czasami rozsądniej jest zawsze pod ręką mieć tradycyjne połączenie kablowe, oczywiście uprzednio przetestowane. Poza tym w analogiczny sposób organizator powinien podejść do sprawdzenia możliwości zainstalowanych na sali wyświetlaczy i ekranów. Dodatkowo odpowiedni zakres przyciemnienia sali, rzutnik umożliwiający wyświetlanie obrazów z odpowiednią ostrością to podstawowe atrybuty każdej udanej konferencji naukowej.

​Powinieneś także wiedzieć, że konferencja naukowa z punktu widzenia jej celu, powinna być zorganizowana w miejscu łatwo rozpoznawalnym (także medialnie), dysponującym szerokim zapleczem hotelowym i gastronomicznym. Generalnie rzecz ujmując wszystkie podane wyżej kryteria spełnia stolica, gwarantująca bliską obecność najlepszych środowisk akademickich. Zazwyczaj sale konferencyjne w Warszawie, prezentowane np. na stronie konferencje.pl, są dowodem na różnorodność ofert pod względem lokalizacji, jakości wyposażenia pomieszczeń i ich gabarytów.